社内文書の種類・書き方


社内文書の種類→おもに通知・報告・提出などに用いる

１．下部から上部へ、上部から下部へ伝達

稟議書	実施案などに決済を求める「伺い書」「起案書」ともいう	指示・計画
上申書	権限のない業務事項に意見・希望など申し出る	指示・計画
提案書 企画書	提案・企画・計画などをする	指示・計画
報告書	業務の結果などを報告する 　・報告書の種類 １）業務日報、月報、週報　２）出張報告　３）参加報告　 ４）活動報告　５）受講報告　６）会議録　７）計画・実施　 ８）調査・研究結果（成果）　９）販売・企画結果　 １０) 事故　１１）処置・対策　　１２）雇用・資金計画　 １３）生産・販売計画　１４）経営分析　１５）社内会議・議事録 　　１６）予定・処理・決定　　 ・報告書作成の要領 　　 １）単に事実の報告だけと考えずに、情報の把握、意見の伝達、 　　報告の活用などを念頭に置く ２）５W2H、YTT、事実（客観）や意見（主観）を区別 ３）発信者が個人名となるので、自身者も個人名 ４）資料があれば、別添として添える
願書 届出	人間関係などで、願い出したり、届け出たりする	届出
通達	会社・団体の全体に、統一した行動を命令・指示する	指示・計画
指示書	業務上の指示をする	指示・計画

２．部門間で連絡しあう文書

通知文書	実施・開催・処理などについて知らせる
回覧文書	通知や資料を順に回して伝える
照会文書	業務上の内容を問い合わせる
回答文書	照会に答える
依頼文書	特定の事項の処理を頼む
協議書 合議書	部門間で特定の事項を調整・協議する 案件が重要な稟議書を提出する前に、関係先に了解を得るため 「合議」という手続きを取る。 普通「稟議書」を回してから行う

連絡を目的とした文書の書き方

１）通知文書や案内文書の作成 　業務に必要な事実や、実施、開催の方法、場所・日時、 　処理の方法などを知らせる場合 ２）通知文書や案内文書の作成要領 事実や意志、あるいは処理の内容を伝えることを目的とする ・「５W２H」の原則にのっとって、必要な事項を書き落とさない ・通知する主要な事項の次に付随する事項を具体的に書く ・相手を特定するときは、所属・指名を明記 ・長文にわたるときは、要旨・要約などを本文の最初に書く ・定例的なものは、帳票化したほうがよい ３）回覧文を作成する---次の場合に作成し、回し読みする ・多くの人に同じ内容を伝達するのに、 提示するには内容が多すぎるとき ・特定の人だけに知らせたいとき ・読んだ人の承認・回答が必要なとき ４）文書の回覧---次の手順で �@文書を回覧する場合は、文書を管轄する部署の承認を得る �A閲覧したら押印して速やかに次に回す �B担当部課へ返却（最後に回覧を受けたものが）

３．記録を目的とする文書

�@議事録---会議の経過を記録したもの

�A人事記録

�B官庁届出書類