社外文書（商取引わび状・苦情状・返事）


わび状

送金遅れ--- １）当然すべきことをしないのだから、丁寧にわびる

　　　　　　２）遅れる事情と支払い予定日とを、はっきりと書く


苦情状

１）はっきりした理由と、それを解決する方法があるときだけに書く
　　単なる忠告やお説教は、特別の間柄の場合を除き、
　　ビジネスではしないほうがよい

２）フェアでなければならない
　　安物を買って、高級品と比べて文句を言っても始まらない

３）感情的になってはならない
　　攻撃的になればなるほど、好意的な解決は得られない

４）抗議めいた言葉や皮肉は書かない
　　最初→事実と、それによって起こった
　　　　　困ったことに軽く触れるにとどめる

　　 　　二度目以降→少し強く書く


苦情状に対する返事

１）明らかに誤りであることが証明できる場合のほかは、
　　先方の言い分を信用するのが第一
　　疑い言葉はいけない

２）こちらのほうが正しいと言う証拠があっても、
　　やっつける態度をとってはいけない

３）返事は出来るだけ早く出す
　　時間がかかるようであれば、それを述べる
　　　「〜調べておりますので、〜ほどお待ちください」

４）相手によって処理の仕方を変えるのではなく、
　　いつもフェアに処理する