社外文書の種類・書き方


１　商取引上の文書

通知状	一定の事項を相手に知ってもらう場合 商品や金銭・書類などの授受、会議の開催、移転・解説・人事異動・機構変更など
案内状	行事を行うなどの場合 相手を招く場合は「招待状」になる 新規の業務・特別企画・式典など
依頼状	相手方に、必要な事項についてこちらの意図どおりにしてもらう場合 送付・紹介・調査・斡旋など 【例】「見積依頼状」→〜の見積送付のご依頼 　　　（見積を依頼しますので、見積書を送ってください）
照会状	不明や疑問の事項を問い合わせる場合 商品在庫の有無、入手方法、着否、未着理由、信用状態など
回答状	照会に対して答える場合
申込状	こちらの意思を申し出る場合 訪問・面会・加入・応募・新規取引開始など
注文状	商品の仕入れを申し込む場合 労力の提供を申し込む場合もある 【例】「注文状」→〜の注文について（ご依頼） 　　　（〜を注文いたします）
督促状	入るべきものが入らない場合 送金督促・出荷督促など ※最初から強い口調で書かない。こちらが困っていることだけ述べる 　先方に何らかの事情があるのだと考える 【例】「代金督促状」→〜代金送付のお願い　　初回 　　　「代金督促状」→〜代金のご請求　　　　２度目

２　各種の契約書


３　委任状


４　官報や新聞に掲載する広告（公告）


５　社交的な内容の文書

あいさつ状	儀礼的な通知をする場合 会社発足・開業・開店・新築・移転、機構・担当者の変更 年賀状・時候見舞い、中元・歳暮など 【例】「社名変更」→社名変更のごあいさつ
祝い状 （祝賀状）	おめでたいことを喜び祝う場合 栄転・就任、開業・開店、新築・改築、受賞など
紹介状	お互いに面識のない人を一方に引き合わせる場合
招待状	祝賀行事や催し物に招く場合 創業記念、受賞など
推薦状	適していると考える人物や物を薦める場合
弔慰状	死去を悼み、故人の家族などを慰める場合
見舞状	状況を尋ねたり、慰めたりする場合 時候見舞い、被災・事故・病気見舞いなど
礼状	好意・尽力・援助などに大して感謝する場合 紹介・斡旋・承諾・歓待・贈答など 御祝・お悔やみ・お見舞いなどに対して